Einsicht in die Personalakte

Einsicht in die Personalakte

Immer wieder haben sich in den letzten Jahren Gerichte mit den Ansprüchen von Arbeitnehmern auf Einsicht in Personalakten beschäftigen müssen.

Hierbei drehten sich die Fragen regelmäßig darum, wann und unter welchen Umständen ein Arbeitnehmer in seine Personalakte schauen durfte, weil jahrelang die Arbeitgeber entsprechende Unterlagen sehr unter Verschluss gehalten haben.

Nach dem irgendwann durch das Bundesarbeitsgericht geklärt war, dass ein Arbeitnehmer in seine Personalakte schauen durfte, stritt man sich dann darüber, ob z. B. ein Anwalt hinzugezogen werden darf, wenn der Mitarbeiter in seine Personalakte schaut.

Noch im Jahr 2016 (12.07.2016, AZ.: 9 AZR 791/1) hat das Bundesarbeitsgericht klargestellt, dass kein Anspruch auf die Hinzuziehung eines Rechtsanwalts besteht, zumindest, wenn der Arbeitnehmer sich Kopien von Schriftstücken aus seiner Personalakte anfertigen darf.

Nach dem das geklärt war, stritt man dann darüber, wer die Kopien bezahlen soll und auch hier kam man dann irgendwann zu dem Ergebnis, dass die Kopien erst einmal der Arbeitnehmer tragen muss.

In § 83 Abs. 1 S. 1 BetrVG steht es nämlich ausdrücklich geschrieben:

„Der Arbeitnehmer hat das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen.“

Eine klarere Aussage, als das Gesetz kann man wohl nicht treffen.  

Insofern ließen sich nunmehr alle Arbeitgeber davon überzeugen, dass der Arbeitnehmer in die Personalakte schauen darf.

Was allerdings viele Juristen und Personaler bis heute nicht so richtig erkennen ist, dass sich durch die Einführung der Datenschutzverordnung (DSGVO) einiges geändert hat.

Artikel 15 Abs. 3 DSGVO sieht nämlich folgendes vor:

„Der Verantwortliche stellt eine Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, zur Verfügung.

Für alle weiteren Kopien, die die betroffene Person beantragt, kann der Verantwortliche ein angemessenes Entgelt auf der Grundlage von Verwaltungskosten verlangen.“

Auch wenn es vielen nicht gefallen wird, eine Berufung des Mitarbeiters auf Artikel 15 DSGVO i. V. m. § 83 Abs. 1 BetrVG ergibt, dass der Arbeitgeber zunächst einmal Auskunft über die von ihm erhobenen, verarbeiteten und gespeicherten Daten erteilen muss.

Die Regelung des § 15 DSGVO geht jedoch viel weiter.

Es muss nämlich nicht nur Auskunft über personenbezogene Daten, die der Verantwortliche gespeichert hat, gegeben werden, sondern der von der Datenerhebung Betroffene (Arbeitnehmer) hat auch das Recht, eine kostenfreie (erst-) Kopie der personenbezogenen Daten zu erhalten.

Auch wenn es bisher so war, dass der Arbeitnehmer die Kosten für die Kopien zu tragen hatte, dürfte dies vor dem Hintergrund der DSGVO nicht mehr haltbar sein.

Es gibt keine Ausnahme für das Arbeitsverhältnis, die vorsieht, dass Artikel 15 DSGVO nicht gelten soll.

Vor diesem Hintergrund, sowie unter Berücksichtigung, dass auch die einschlägigen Artikel  23 ff. DSGVO keine einschlägigen Beschränkungstatbestände vorsehen, dürfte klar sein, dass ein Anspruch des Arbeitnehmers aus Artikel 15 Abs. 3 DSGVO i. V. m. § 83 Abs. 1 BetrVG aus Übersendung einer kostenlosen Kopie der Personalakte besteht.

Dies dürfte in den kommenden Monaten sicherlich noch zu Rechtsstreitigkeiten führen, gleichwohl ist abzusehen, dass sich die entsprechende Auffassung durchsetzen wird.

Sollten Sie Fragen rund um das Thema Datenschutz und Arbeitsverhältnis, oder zum Problem der Auskunft aus der Einsicht in Ihre Personalakte haben, so steht Ihnen Rechtsanwalt Hans-Christian Freier als Fachanwalt für Arbeitsrecht jederzeit gerne zur Verfügung.

Bei Fragen hierzu stehen Ihnen die Rechtsanwälte

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Rechtsanwalt Hans Christian Freier

Fachanwalt für Arbeitsrecht 

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